Πολιτική Απορρήτου.

1. Υπεύθυνος Επεξεργασίας

Γρυπονησιώτης ΕΕ
ΑΦΜ: 801244565
Έδρα: Π. Τσαλδάρη 67, Ξυλόκαστρο
Email επικοινωνίας: [email protected]
Email Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων (DPO): [email protected]
Τηλέφωνο: 210 444 0264

2. Ποια δεδομένα συλλέγουμε

2.1 Δεδομένα που παρέχετε εσείς

• Φόρμα επικοινωνίας / αίτημα demo: Ονοματεπώνυμο, email, όνομα ξενοδοχείου, τηλέφωνο
• Λογαριασμός πελάτη (μετά την εγγραφή): Στοιχεία επιχείρησης, στοιχεία επικοινωνίας

2.2 Δεδομένα που συλλέγονται αυτόματα

• Cookies ανάλυσης (analytics): Google Analytics 4 — ανώνυμα δεδομένα πλοήγησης, μόνο μετά τη συγκατάθεσή σας
• Cookies μάρκετινγκ: Google Ads conversion tracking — μόνο μετά τη συγκατάθεσή σας
• Τεχνικά δεδομένα: Διεύθυνση IP, τύπος browser, λειτουργικό σύστημα
• Αναγνωριστικό φωνητικού βοηθού: όταν ξεκινάτε συνομιλία με τον φωνητικό βοηθό του ιστοτόπου, αποθηκεύεται στη συσκευή σας ένα τυχαίο αναγνωριστικό, ώστε να διατηρείται η συνέχεια της συνομιλίας. Δεν χρησιμοποιείται αναγνωριστικό που προκύπτει από τα χαρακτηριστικά της συσκευής σας. Το αναγνωριστικό διαγράφεται όταν εκκαθαρίσετε τα δεδομένα περιήγησής σας.

2.3 Δεδομένα από τη χρήση της πλατφόρμας (πελάτες)

• Φωνητικές κλήσεις (AI VoIP Receptionist): Απομαγνητοφωνήσεις κλήσεων — αποθηκεύονται για τη βελτίωση της υπηρεσίας, διαγράφονται εντός 90 ημερών
• Μηνύματα WhatsApp: Ιστορικό συνομιλιών μέσω WhatsApp AI Receptionist
• Δεδομένα κρατήσεων: Στοιχεία πελατών ξενοδοχείου που συγχρονίζονται μέσω booking integrations
• Μηνύματα Facebook Messenger και Instagram: Όταν ένα κατάλυμα συνδέει με το Hotelio τη σελίδα του στο Facebook ή τον επαγγελματικό λογαριασμό του στο Instagram, λαμβάνουμε τα μηνύματα που στέλνουν οι χρήστες σε αυτή τη σελίδα ή τον λογαριασμό, το αναγνωριστικό του αποστολέα και, όπου το παρέχει η Meta, το όνομά του ή το όνομα χρήστη του στο Instagram. Αν ο χρήστης ήρθε από διαφήμιση στο Facebook ή στο Instagram, κρατάμε και την αναφορά της διαφήμισης που μας στέλνει η Meta. Τα χρησιμοποιούμε για να εμφανίζεται η συνομιλία στο συγκεκριμένο κατάλυμα, για να ετοιμάζει ο AI receptionist του απαντήσεις για λογαριασμό του (μέσω της Anthropic, βλ. ενότητα 5) και για να παραδίδονται οι απαντήσεις του
• Αναρτήσεις σε σελίδα Facebook και Instagram: Οι αναρτήσεις (κείμενο και εικόνα) που δημιουργεί το κατάλυμα στο Hotelio και δημοσιεύει στη δική του σελίδα ή στον λογαριασμό του στο Instagram, μαζί με το αναγνωριστικό ανάρτησης που επιστρέφει η Meta. Δεν διαβάζουμε από τη Meta αντιδράσεις, σχόλια ή στατιστικά των αναρτήσεων

Για τις συνομιλίες με τους επισκέπτες του, υπεύθυνος επεξεργασίας είναι το εκάστοτε κατάλυμα· η Hotelio AI ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία για λογαριασμό του.

3. Σκοπός επεξεργασίας και νομική βάση

Σκοπός	Νομική βάση (GDPR)
Απάντηση σε αίτημα demo/επικοινωνία	Συγκατάθεση (Άρθρο 6.1.α)
Παροχή υπηρεσίας Hotelio AI	Εκτέλεση σύμβασης (Άρθρο 6.1.β)
Analytics (Google Analytics 4)	Συγκατάθεση (Άρθρο 6.1.α)
Marketing (Google Ads)	Συγκατάθεση (Άρθρο 6.1.α)
Αποστολή ενημερωτικών email (Brevo)	Συγκατάθεση (Άρθρο 6.1.α)
Ασφάλεια και αποτροπή κατάχρησης	Έννομο συμφέρον (Άρθρο 6.1.στ)
Καταγραφή τηλεφωνικών κλήσεων (διασφάλιση ποιότητας εξυπηρέτησης)	Έννομο συμφέρον (Άρθρο 6.1.στ)

4. Καταγραφή τηλεφωνικών κλήσεων

Για τα καταλύματα που χρησιμοποιούν τις υπηρεσίες φωνητικής εξυπηρέτησης (AI receptionist) της Hotelio AI, οι εισερχόμενες τηλεφωνικές κλήσεις καταγράφονται και απομαγνητοφωνούνται με σκοπό τη διασφάλιση και βελτίωση της ποιότητας εξυπηρέτησης, καθώς και την ορθή διεκπεραίωση κρατήσεων και αιτημάτων. Ο καλών ενημερώνεται για την καταγραφή στην αρχή κάθε κλήσης.

Νομική βάση είναι το έννομο συμφέρον (Άρθρο 6.1.στ GDPR), κατόπιν στάθμισης έναντι των δικαιωμάτων του υποκειμένου. Υπεύθυνος επεξεργασίας για τα δεδομένα των κλήσεων είναι το εκάστοτε κατάλυμα· η Hotelio AI ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία. Οι ηχογραφήσεις και οι απομαγνητοφωνήσεις διατηρούνται για 90 ημέρες (βλ. ενότητα «Χρόνοι διατήρησης») και στη συνέχεια διαγράφονται. Έχετε δικαίωμα ενημέρωσης, πρόσβασης, εναντίωσης και διαγραφής (βλ. ενότητα «Τα δικαιώματά σας»). Αν δεν επιθυμείτε την καταγραφή, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας εγγράφως ή μέσω email.

5. Τρίτα μέρη — Εκτελούντες την επεξεργασία

Πάροχος	Σκοπός	Χώρα / Εγγυήσεις
Google Analytics (Google LLC)	Web analytics	ΗΠΑ — EU-US Data Privacy Framework
Google Ads (Google LLC)	Conversion tracking	ΗΠΑ — EU-US Data Privacy Framework
Brevo (Sendinblue SAS)	Transactional & marketing emails	Γαλλία (ΕΕ)
Anthropic (Anthropic PBC)	Επεξεργασία AI για τηλεφωνικές κλήσεις και μηνύματα επισκεπτών (WhatsApp, Messenger, Instagram)	ΗΠΑ — Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες (SCCs)
ElevenLabs Inc.	Φωνητικός βοηθός ιστοτόπου	ΗΠΑ — Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες (SCCs)
Cloudflare, Inc.	Δίκτυο διανομής περιεχομένου (CDN) και προστασία από επιθέσεις	ΗΠΑ — Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες (SCCs)
Viva Wallet (Viva.com)	Επεξεργασία πληρωμών	Ελλάδα (ΕΕ)
Scaleway S.A.S.	Φιλοξενία ιστοτόπου	Γαλλία (ΕΕ)

6. Χρόνοι διατήρησης

Κατηγορία δεδομένων	Χρόνος διατήρησης
Δεδομένα φόρμας επικοινωνίας	12 μήνες από την τελευταία επικοινωνία
Δεδομένα λογαριασμού πελάτη	Καθ' όλη τη διάρκεια της σύμβασης + 6 μήνες
Απομαγνητοφωνήσεις κλήσεων	90 ημέρες
Συνομιλίες επισκεπτών (WhatsApp, Messenger, Instagram)	Όσο το κατάλυμα χρησιμοποιεί το Hotelio· διαγράφονται νωρίτερα κατόπιν αιτήματος (βλ. ενότητα 7)
Analytics cookies	14 μήνες (Google Analytics default)
Δεδομένα τιμολόγησης	5 έτη (φορολογική νομοθεσία)

7. Τα δικαιώματά σας (GDPR)

• Πρόσβαση: Να μάθετε ποια δεδομένα σας επεξεργαζόμαστε
• Διόρθωση: Να ζητήσετε διόρθωση ανακριβών δεδομένων
• Διαγραφή: Να ζητήσετε διαγραφή (δικαίωμα στη λήθη)
• Φορητότητα: Να λάβετε τα δεδομένα σας σε μηχαναγνώσιμη μορφή
• Εναντίωση: Να αντιταχθείτε στην επεξεργασία
• Περιορισμός: Να ζητήσετε περιορισμό της επεξεργασίας
• Ανάκληση συγκατάθεσης: Ανά πάσα στιγμή, χωρίς αναδρομική ισχύ

Για να ασκήσετε οποιοδήποτε δικαίωμα: [email protected]. Απάντηση εντός 30 ημερών.

Διαγραφή δεδομένων που λάβαμε από Facebook ή Instagram

Για να ζητήσετε τη διαγραφή των μηνυμάτων και των στοιχείων προφίλ που λάβαμε για εσάς μέσω της σελίδας Facebook ή του λογαριασμού Instagram ενός καταλύματος, στείλτε email στο [email protected] με το όνομα του καταλύματος, το όνομα που χρησιμοποιήσατε στο Facebook ή στο Instagram και την ημερομηνία που του γράψατε. Ενημερώνουμε το κατάλυμα, για λογαριασμό του οποίου επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα, τα διαγράφουμε και σας επιβεβαιώνουμε τη διαγραφή εντός 30 ημερών.

Το κατάλυμα μπορεί να σταματήσει οποιαδήποτε στιγμή τη λήψη νέων δεδομένων, με την επιλογή «Αποσύνδεση» στο Hotelio ή αφαιρώντας το Hotelio από τις «Επιχειρηματικές ενοποιήσεις» στις ρυθμίσεις του Facebook. Η αποσύνδεση δεν διαγράφει τις συνομιλίες που έχουν ήδη ληφθεί· για αυτές απαιτείται αίτημα διαγραφής όπως παραπάνω.

8. Cookies

Κατηγορία	Cookies	Απαιτεί συγκατάθεση
Απαραίτητα	Session, CSRF protection	Όχι
Ανάλυσης	Google Analytics 4	Ναι
Μάρκετινγκ	Google Ads, conversion tracking	Ναι

Διαχειριστείτε τις προτιμήσεις σας μέσω του cookie banner ή από τον σύνδεσμο «Ρυθμίσεις Cookies» στο footer.

9. Ασφάλεια

Κρυπτογράφηση TLS, ελεγχόμενη πρόσβαση, τακτικά backups.

10. Αρχή προστασίας δεδομένων

Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ):
Κηφισίας 1-3, 115 23 Αθήνα
Tel: +30 210 6475600
Website: www.dpa.gr

11. Τροποποιήσεις

Κάθε αλλαγή δημοσιεύεται σε αυτή τη σελίδα με ενημερωμένη ημερομηνία.